네트워크 프린터는 한 대의 컴퓨터에 먼저 연결한 뒤 다른 컴퓨터로 복사하는 방식만 있는 것이 아닙니다. 같은 네트워크에 연결된 프린터라면 각 컴퓨터에서 프린터의 IP 주소를 직접 등록하는 편이 호스트 PC가 꺼져도 인쇄할 수 있어 업무용 환경에서 관리하기 쉽습니다. 반대로 USB로 연결된 프린터를 여러 컴퓨터가 함께 써야 한다면 한 대를 공유 컴퓨터로 지정해야 합니다.
- 프린터가 이더넷이나 Wi-Fi를 지원하면 각 PC에 IP 주소로 직접 추가합니다.
- 프린터가 USB로만 연결되면 한 PC에서 프린터 공유를 설정하고 다른 PC가 그 PC를 통해 사용합니다.
- 검색 목록에 보이지 않을 때는 자동 검색을 반복하기보다 프린터 IP, 네트워크 대역, 드라이버를 확인합니다.
프린터를 직접 연결할지 공유할지 결정
먼저 프린터가 네트워크에 직접 연결되어 있는지 확인합니다. 프린터 설정 화면의 네트워크 메뉴, 네트워크 구성 페이지, 또는 제조사가 제공하는 관리 화면에서 IPv4 주소를 찾을 수 있습니다. 주소가 192.168.x.x나 10.x.x.x처럼 표시되는지는 환경마다 다르므로 숫자 형식만으로 정상 여부를 판단하지 말고, 같은 사무실 네트워크의 PC와 연결되어 있는지 함께 봅니다.
프린터에 LAN 포트가 연결되어 있거나 무선 설정이 끝났다면 각 PC에서 프린터를 직접 추가하는 방법이 적합합니다. 이 방식은 특정 PC가 꺼져도 인쇄가 가능하고, 프린터 사용 경로가 단순합니다.
반대로 프린터가 USB로 한 컴퓨터에만 연결되어 있다면 그 컴퓨터가 공유 호스트가 됩니다. 이 경우 호스트 PC가 절전, 종료, 로그오프 상태이면 다른 컴퓨터의 인쇄가 중단될 수 있습니다. 네트워크 프린터처럼 보이더라도 실제로는 USB 공유 프린터인 경우가 있어 연결 구조를 먼저 확인해야 합니다.
프린터의 네트워크 상태 확인
프린터 화면에서 Wi-Fi 연결 이름이나 유선 연결 상태가 정상인지 확인하고, 네트워크 구성 페이지를 출력해 IP 주소를 기록합니다. PC와 프린터가 게스트 Wi-Fi와 내부 업무망처럼 서로 다른 네트워크에 있으면 검색되지 않을 수 있습니다. 같은 공유기에 연결했더라도 무선 장치 격리 기능이 켜져 있으면 PC에서 프린터로 접근하지 못할 수 있습니다.
프린터의 IP 주소를 브라우저 주소창에 입력했을 때 관리 화면이 열리는지 확인하는 것도 방법입니다. 화면이 열리지 않는다면 프린터가 꺼져 있거나 주소가 바뀌었거나, 두 장치가 다른 네트워크에 있을 가능성이 있습니다. DHCP를 사용하는 환경에서는 공유기 재시작 뒤 IP가 달라질 수 있으므로, 연결이 자주 끊기면 공유기에서 프린터에 같은 주소를 계속 할당하는 설정을 확인하거나 프린터 제조사의 네트워크 설정 안내를 따릅니다.
첫 번째 컴퓨터에 프린터 추가
Windows에서는 설정의 Bluetooth 및 장치에서 프린터 및 스캐너 메뉴로 이동해 프린터 추가를 시작합니다. 자동 검색 목록에 나타나면 장치를 선택해 설치하고, 나타나지 않으면 수동 추가 항목을 사용합니다. 메뉴 이름은 Windows 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.
수동 추가에서는 TCP/IP 주소를 사용하는 프린터 항목을 선택한 뒤, 프린터에서 확인한 IP 주소를 입력합니다. 포트 종류나 장치 감지 방식은 자동으로 잡히는 경우가 많지만, 자동 감지가 실패하면 제조사가 안내하는 표준 TCP/IP 포트 또는 전용 드라이버 방식을 선택합니다. 주소를 잘못 입력해도 프린터 이름이 만들어질 수 있으므로 설치 직후 테스트 페이지를 출력해야 합니다.
드라이버는 운영체제에 맞는 제조사 공식 드라이버를 우선 사용합니다. 인쇄만 필요한지, 양면 인쇄·용지함 선택·스캔까지 필요한지에 따라 설치할 구성 요소가 달라질 수 있습니다. 설치가 끝나면 기본 프린터 지정 여부, 용지 크기, 흑백·컬러 기본값을 확인하고 테스트 페이지와 실제 문서 한 장을 각각 출력합니다.
나머지 컴퓨터에 같은 프린터 등록
직접 연결 방식이라면 각 PC에서 앞서 확인한 IP 주소를 입력해 같은 절차를 반복합니다. 프린터 이름은 컴퓨터마다 달라도 되지만, 부서명이나 위치를 포함하면 사용자가 잘못된 장치를 고르는 일을 줄일 수 있습니다. 같은 IP를 쓰는 프린터가 이미 등록되어 있다면 새로 만들기보다 기존 포트와 드라이버 상태를 먼저 확인합니다.
프린터가 자동 검색되는 PC와 검색되지 않는 PC가 섞여 있다면 무조건 설치 성공으로 보지 않습니다. 검색된 장치가 실제 프린터 IP와 일치하는지 확인해야 합니다. 자동 검색은 WSD 같은 방식으로 등록될 수 있는데, IP가 바뀌거나 네트워크 검색 조건이 달라지면 오프라인으로 표시될 수 있습니다. 이런 경우에는 실제 IP를 지정한 포트로 다시 추가하는 편이 안정적입니다.
USB 공유 방식은 첫 번째 PC에서 프린터 속성의 공유 설정을 켜고, 공유 이름을 정합니다. 다른 PC에서는 네트워크 경로로 호스트 PC와 공유 프린터를 찾아 연결합니다. 호스트 PC의 이름이 바뀌거나 공유가 해제되면 연결이 끊기므로, 소규모 환경이라도 공유 PC의 전원 상태와 로그인 정책을 미리 정해 두는 것이 좋습니다.
인쇄되지 않을 때 확인할 순서
인쇄 대기열에 문서가 멈췄다면 먼저 해당 프린터가 오프라인으로 표시되는지, 기본 프린터가 다른 장치로 바뀌지 않았는지 확인합니다. 이어 프린터 전원, 용지, 토너 또는 잉크, 오류 메시지를 봅니다. 한 컴퓨터에서만 실패하면 그 PC의 포트와 드라이버를 의심하고, 모든 컴퓨터에서 실패하면 프린터 네트워크 연결이나 IP 변경을 먼저 확인합니다.
프린터 IP를 확인했는데 설치 당시 주소와 다르면 포트 설정을 현재 주소로 수정하거나 프린터를 다시 추가합니다. IP가 같아도 출력되지 않는다면 PC와 프린터가 같은 네트워크에 있는지, 공유기에서 장치 간 통신을 막고 있지 않은지 점검합니다. 반대로 웹 관리 화면은 열리는데 인쇄만 안 되면 드라이버, 용지 설정, 대기열 서비스 문제일 수 있습니다.
공유 프린터에서 오류가 나면 호스트 PC에서 먼저 테스트 페이지를 출력합니다. 호스트에서도 실패하면 프린터 자체 또는 드라이버 문제이고, 호스트는 되지만 다른 PC만 실패하면 공유 이름, 접근 권한, 호스트 방화벽의 프린터 공유 허용 상태를 확인합니다. 계정 권한을 넓히기보다 필요한 사용자만 공유에 접근하도록 설정하는 편이 안전합니다.
환경별로 선택할 연결 방법
프린터가 네트워크를 지원하고 PC가 세 대 이상인 경우에는 각 PC에 IP 주소로 직접 추가하는 방식을 우선 고려합니다. 담당자가 바뀌어도 연결 구조를 설명하기 쉽고, 한 PC의 종료 여부가 다른 사용자의 인쇄에 영향을 주지 않습니다. 단, IP가 자주 바뀌는 환경이면 공유기나 프린터의 공식 설정 방법을 확인해 주소 변경 문제를 먼저 줄여야 합니다.
프린터가 USB 전용이거나 일시적으로만 공유해야 하는 경우에는 호스트 PC 공유가 현실적입니다. 이때 호스트를 늘 켜 둘 수 있는 컴퓨터로 정하고, 호스트 이름과 공유 이름을 기록해 둡니다. 호스트가 꺼져 있는데 다른 PC에서만 문제를 해결하려고 하면 원인을 찾기 어렵습니다.
검색은 되지만 출력 품질이나 기능이 맞지 않는 경우에는 연결 자체보다 드라이버가 원인일 수 있습니다. 제조사 공식 지원 페이지에서 해당 운영체제와 모델에 맞는 드라이버를 확인하고, 설치 후 프린터 속성에서 용지함·양면·컬러 설정을 다시 지정합니다. 테스트 페이지는 되지만 특정 프로그램에서만 실패한다면 그 프로그램의 프린터 선택과 문서 용지 설정을 따로 확인합니다.