노트북이 갑자기 켜지지 않거나 외장 드라이브가 인식되지 않아 사진과 업무 파일을 잃을까 걱정되는 순간이라면, 3-2-1 백업으로 원본 외 사본 2개를 다른 매체에 만들고 그중 1개를 다른 장소에 분리해 두는 것이 가장 현실적인 컴퓨터 백업 방법입니다.
먼저 지켜야 할 파일과 복구 시점을 정한다
모든 파일을 같은 방식으로 백업할 필요는 없습니다. 잃었을 때 다시 만들기 어려운 파일부터 정해야 저장 공간과 비용을 낭비하지 않습니다. 가족 사진, 세금·계약 문서, 작업 원본, 고객 자료처럼 대체할 수 없는 파일은 우선순위가 높습니다.
- 매일 바뀌고 잃으면 업무가 멈추는 파일은 자주 백업합니다.
- 가끔 확인하는 사진과 문서는 정기 백업으로 충분할 수 있습니다.
- 운영체제와 설치 프로그램은 다시 설치할 수 있다면 문서보다 우선순위가 낮습니다. 다만 프로그램 설정과 라이선스 정보가 복구에 필요하면 별도로 보관합니다.
복구 시점도 정해야 합니다. 하루 작업량을 잃어도 괜찮다면 하루 한 번 백업으로 시작할 수 있지만, 한 시간 작업도 다시 만들기 어렵다면 작업 중인 폴더를 더 자주 저장하거나 버전 기록을 사용해야 합니다. 반대로 거의 변하지 않는 자료만 보관하는 컴퓨터라면 매일 백업을 고집할 이유는 적습니다.
3개의 사본을 서로 다른 위치에 만든다
3-2-1의 첫 번째 숫자는 원본을 포함한 총 3개 사본입니다. 예를 들어 컴퓨터의 원본, 외장 드라이브의 백업, 클라우드나 다른 컴퓨터에 둔 백업으로 구성할 수 있습니다. 원본 파일을 외장 드라이브로 옮겨 놓기만 하는 것은 백업이 아닙니다. 원본이 사라졌을 때 사용할 별도 사본이 남아 있어야 합니다.
외장 드라이브를 하나만 쓰는 경우에도 주기적으로 백업할 수 있지만, 그 드라이브가 고장 나거나 분실되면 대체 사본이 없습니다. 반대로 두 개의 외장 드라이브를 번갈아 쓰고 하나를 다른 장소에 보관하면 클라우드 사용이 어려운 환경에서도 기본 구조를 갖출 수 있습니다.
저장 매체는 두 종류로 나누고 연결 시간을 줄인다
두 번째 숫자는 서로 다른 저장 매체 2개입니다. 내부 저장장치와 외장 드라이브만으로도 매체는 나뉘지만, 같은 책상과 같은 전원에 묶여 있으면 화재나 침수에는 함께 영향을 받을 수 있습니다. 외장 드라이브와 원격 클라우드 저장소를 조합하면 고장과 장소 사고를 나눠 대응할 수 있습니다.
- 외장 드라이브는 백업이 끝난 뒤 안전하게 분리하고, 사용하지 않을 때 다른 장소에 보관합니다.
- 클라우드 동기화 폴더는 삭제나 랜섬웨어 변경이 다른 기기에 그대로 반영될 수 있으므로 단독 백업으로 보지 않습니다. 복구용 버전 기록이나 별도 백업 기능이 있는지 서비스 안내에서 확인합니다.
- 저장장치의 수명은 사용 환경과 상태에 따라 달라지므로, 소음·연결 끊김·오류가 반복되면 그 장치를 백업 원본으로 계속 믿지 않습니다.
한 사본은 집과 사무실 밖에 둔다
세 번째 숫자 1은 다른 장소에 있는 사본입니다. 집에 컴퓨터와 외장 드라이브를 함께 두면 도난, 화재, 침수 때 둘 다 잃을 수 있습니다. 클라우드 백업을 사용하거나, 백업 드라이브를 다른 건물에 보관하거나, 소규모 조직이라면 업무 장소와 분리된 보관 장소를 정할 수 있습니다.
다른 장소에 둔 드라이브는 장기간 방치하지 말고 정한 주기에 맞춰 연결해 백업 상태를 확인해야 합니다. 반대로 인터넷 연결이 불안정하거나 자료를 외부 서비스에 올릴 수 없는 업무라면 암호화된 이동식 저장장치를 교대 보관하는 방식을 검토합니다. 이때 암호화 방식과 복구 키 보관 방법은 사용 중인 운영체제와 백업 프로그램의 공식 안내를 따릅니다.
자동 백업과 버전 보관을 함께 설정한다
백업은 기억에 의존할수록 빠집니다. 운영체제의 백업 기능이나 신뢰할 수 있는 백업 프로그램에서 대상 폴더, 저장 위치, 실행 주기를 지정하고 완료 알림을 켭니다. 백업 주기는 파일 변경량과 허용 가능한 손실 범위로 정합니다. 업무 파일이 하루에도 여러 번 바뀌면 하루 한 번만으로 부족할 수 있습니다.
삭제나 잘못된 수정까지 함께 복사되면 최신 상태만 남는 문제가 생깁니다. 따라서 일정 기간의 이전 버전을 보관하는 설정이 필요합니다. 백업 공간이 부족하면 보관 기간을 무작정 줄이기보다 큰 파일, 중복 자료, 다시 내려받을 수 있는 파일을 먼저 구분합니다. 단, 동기화는 원본과 같은 삭제 상태를 만들 수 있으므로 복구 지점이 별도로 남는지 확인해야 합니다.
복구 테스트로 실제 사용 가능 여부를 확인한다
백업 완료라는 표시만으로 파일이 복구된다고 단정할 수 없습니다. 한 번도 복구해 보지 않은 백업은 고장 난 열쇠와 비슷합니다. 다른 폴더에 사진 한 묶음과 문서 몇 개를 복원해 열리고 이름·날짜·내용이 유지되는지 확인합니다.
- 백업 프로그램의 마지막 성공 시각과 오류 기록을 확인합니다.
- 외장 드라이브를 분리한 상태에서도 원격 사본에 접근할 수 있는지 확인합니다.
- 원본 파일을 지우지 않고 임시 폴더에 복원해 실제 파일을 열어 봅니다.
- 컴퓨터 고장 상황을 가정해 새 저장장치나 다른 컴퓨터에서 복구 절차를 기록합니다.
복구 키, 계정 접근 수단, 백업 설정 파일을 잃으면 저장된 데이터가 있어도 복구가 막힐 수 있습니다. 마지막으로 하나만 기억한다면 백업 사본을 원본과 다른 장소에 분리하는 것부터 시작하십시오. 한 장소의 사고가 모든 사본을 없애지 않아야 3-2-1 전략이 실제 보호 수단이 됩니다.