관리자 계정이 편하므로 모든 사용자를 관리자로 만들면 된다고 생각하기 쉽지만, 실제로는 표준 사용자를 기본으로 두고 프로그램 설치나 시스템 설정이 필요한 사람에게만 관리자 권한을 부여하는 방식이 안전합니다. 윈도우 사용자 계정 추가·삭제는 설정 앱에서 할 수 있고, 권한 변경은 계정 유형을 바꾸는 방식으로 처리합니다.
- 가족이나 일반 업무용 사용자는 표준 사용자로 추가합니다.
- 프로그램 설치, 드라이버 변경, 다른 사용자 관리가 필요한 경우에만 관리자를 검토합니다.
- 계정을 삭제하면 그 계정의 바탕 화면, 문서, 다운로드 폴더가 함께 지워질 수 있으므로 먼저 파일을 백업합니다.
- 회사 계정이나 조직에서 관리하는 컴퓨터는 개인이 권한을 바꿀 수 없도록 제한될 수 있습니다.
계정 유형부터 구분해야 하는 이유
윈도우의 계정은 로그인 방식보다 권한 수준을 기준으로 판단하는 것이 좋습니다. Microsoft 계정과 로컬 계정은 로그인 방식의 차이이고, 각각 표준 사용자 또는 관리자로 사용할 수 있습니다.
- 표준 사용자: 자신의 파일과 설정을 관리하고 일반 프로그램을 실행할 수 있습니다. 시스템 전체에 영향을 주는 설치나 설정 변경에는 관리자 승인 창이 나타납니다.
- 관리자: 프로그램 설치, 드라이버 변경, 방화벽이나 다른 사용자 설정 변경처럼 컴퓨터 전체에 영향을 주는 작업을 승인할 수 있습니다.
관리자라고 해서 모든 보안 장벽을 자동으로 우회하는 것은 아닙니다. 사용자 계정 컨트롤(UAC) 승인 과정이 남아 있고, 다른 계정의 암호화된 파일이나 EFS로 보호된 파일은 관리자 권한만으로 열리지 않을 수 있습니다. 반대로 표준 사용자도 악성 프로그램을 실행하면 문제가 생길 수 있으므로 계정 유형만으로 보안을 보장할 수는 없습니다.
개인 컴퓨터에서 문서 작성과 웹 이용만 하는 사람은 표준 사용자가 적합합니다. 소규모 조직에서 직원이 업무 프로그램을 직접 설치해야 한다면 관리자 권한을 상시 부여하기보다, 설치가 필요한 시점에 관리자가 승인하는 방식을 우선 검토합니다.
윈도우에서 새 사용자 추가하기
윈도우 11에서는 설정을 열고 ‘계정’에서 ‘다른 사용자’를 선택한 뒤, 사용자 추가 항목의 ‘계정 추가’를 누릅니다. 윈도우 버전이나 업데이트 상태에 따라 메뉴 이름이 조금 다를 수 있지만 ‘다른 사용자’ 또는 ‘가족 및 다른 사용자’ 항목을 찾으면 됩니다.
- ‘이 PC에 다른 사용자 추가’ 창에서 Microsoft 계정을 사용할지 결정합니다.
- 전자 메일 주소를 입력하면 해당 Microsoft 계정으로 추가됩니다.
- 로컬 계정을 만들려면 계정 정보를 묻는 화면에서 ‘이 사람의 로그인 정보를 가지고 있지 않습니다’를 선택한 뒤, Microsoft 계정 없이 사용자를 추가하는 항목으로 이동합니다.
- 사용자 이름과 암호, 암호 힌트를 입력하고 생성을 마칩니다.
추가 직후에는 기본적으로 표준 사용자로 만들어지는 경우가 일반적입니다. 계정을 만들었다고 곧바로 관리자 권한이 생기는 것은 아닙니다.
Microsoft 계정은 OneDrive나 일부 윈도우 서비스와 연결하기 편하지만, 회사 장비나 공유 컴퓨터에서는 개인 계정 연결이 정책에 맞지 않을 수 있습니다. 반대로 로컬 계정은 인터넷 계정과 분리해 사용할 수 있지만, 계정 암호를 잊었을 때 복구 방법이 제한될 수 있으므로 복구 수단을 미리 확인해야 합니다.
계정 권한 변경과 관리자 승인
추가한 계정의 유형을 바꾸려면 설정의 ‘계정’에서 ‘다른 사용자’를 열고 대상 계정을 선택합니다. ‘계정 유형 변경’을 누른 뒤 표준 사용자 또는 관리자를 선택하고 확인합니다. 현재 로그인한 계정이 관리자여야 이 변경을 완료할 수 있습니다.
설정에서 항목이 보이지 않거나 변경이 막히면 제어판의 ‘사용자 계정’에서 다른 계정 관리 메뉴를 확인할 수 있습니다. 윈도우 에디션과 조직 정책에 따라 표시되는 메뉴가 다르므로 화면에 없는 항목을 무리하게 찾기보다 현재 버전의 설정 검색창에서 ‘계정 유형 변경’을 검색하는 편이 빠릅니다.
- 프로그램 설치가 일시적으로 필요한 경우에는 관리자 계정으로 로그인하거나 관리자 암호를 입력해 승인합니다.
- 계정을 관리자로 바꾼 뒤에는 설치가 끝나도 표준 사용자로 되돌리는 것이 좋습니다.
- 관리자 계정이 하나뿐인 상태에서 그 계정을 표준 사용자로 낮추면 관리 작업을 승인할 계정이 없어질 수 있습니다.
회사 컴퓨터가 조직의 도메인이나 클라우드 디렉터리에 연결되어 있다면 로컬 관리자라도 정책에 의해 변경이 제한될 수 있습니다. ‘조직에서 관리함’이라는 안내가 보이거나 변경 버튼이 비활성화되어 있다면 컴퓨터의 계정 설정과 조직 정책을 구분해 확인해야 합니다.
삭제 전 백업과 상황별 선택
계정을 삭제할 때는 설정의 ‘계정’에서 ‘다른 사용자’를 열고 대상 계정을 선택한 다음 제거를 진행합니다. 윈도우는 계정 자체만 없애는 것이 아니라 해당 사용자 프로필의 파일을 삭제할 수 있다는 안내를 표시합니다. 바탕 화면, 문서, 다운로드, 사진 폴더에 필요한 자료가 있다면 다른 사용자 폴더나 외장 저장 장치로 먼저 복사합니다.
삭제되는 것은 해당 컴퓨터에 저장된 프로필 데이터입니다. OneDrive나 다른 동기화 서비스의 파일은 동기화 상태와 온라인 보관 여부에 따라 결과가 달라질 수 있으므로, 삭제 전에 웹 저장소와 동기화 폴더를 각각 확인해야 합니다. 암호화된 파일은 계정 삭제 뒤 복구가 더 어려워질 수 있다는 점도 예외로 봐야 합니다.
- 가족이 함께 쓰는 개인 PC: 웹 이용과 문서 작업이 목적이면 각자 표준 계정을 만들고, 관리자 계정은 보호자가 보관합니다. 자녀 계정은 Microsoft 가족 기능의 제한 설정도 별도로 확인합니다.
- 퇴사자나 사용 종료 계정: 삭제 전에 업무 파일, 브라우저 데이터, 인증서, 메일 보관 여부를 확인합니다. 조직 계정이라면 로컬 계정 삭제만으로 회사 서비스의 접근 권한이 사라지는 것은 아니므로 별도 관리가 필요합니다.
- 설치 작업이 필요한 개인 사용자: 관리자 계정을 계속 사용하는 대신 관리자 승인으로 설치를 처리하고, 평소에는 표준 계정으로 로그인합니다. 관리자 계정이 하나뿐이면 먼저 다른 관리자를 확인한 뒤 권한을 낮추거나 삭제해야 합니다.
계정을 잠시 쓰지 않는 것이라면 삭제보다 로그아웃 또는 사용 중지에 가까운 방법이 적합할 수 있습니다. 자료 보존 여부가 확실하지 않은 상태에서는 삭제 버튼을 누르기보다 사용자 폴더와 동기화 서비스부터 확인하는 순서가 안전합니다.